Lưu ý quan trọng khi soạn Hồ sơ đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý việc kê khai thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp lệ. Căn cứ Khoản 2 Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử chỉ được chấp nhận khi:
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:
a) Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử;
b) Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ;
c) Có thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
d) Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được ký số hoặc ký xác thực bởi người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo giấy tờ quy định tại Điều 12 Nghị định này được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định này.
Khoản 2 Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP ngày 30 tháng 6 năm 2025
Một ví dụ trong việc sai sót thường xuyên
Đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ
Tất cả nội dung nhập trên hệ thống cần khớp hoàn toàn với hồ sơ giấy hoặc tài liệu điện tử đính kèm.
Tránh viết tắt, sai chính tả, hoặc thiếu ký tự trong các mục tên doanh nghiệp, ngành nghề, vốn điều lệ…
Đối chiếu thông tin chủ thể liên quan
Kiểm tra kỹ thành viên/cổ đông, người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu hưởng lợi trong khối dữ liệu.
Bảo đảm thông tin cá nhân (họ tên, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ) trùng khớp với giấy tờ chứng thực.
Rà soát hồ sơ đính kèm
Giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức góp vốn, điều lệ công ty, danh sách thành viên… phải cập nhật mới nhất.
Định dạng tệp đúng yêu cầu của hệ thống (PDF, dung lượng hợp lệ).
Lưu trữ và theo dõi
Lưu lại biên nhận, mã hồ sơ điện tử để tiện tra cứu tiến độ xử lý.
Kiểm tra email thường xuyên để kịp thời nhận thông báo yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa.
Tóm lại
Việc soạn và kê khai hồ sơ đăng ký kinh doanh không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là bước xác lập pháp lý cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên rà soát cẩn thận từng thông tin trước khi gửi để tránh bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian cấp Giấy chứng nhận đăng ký.
Để tránh gặp rắc rối, bạn nên liên hệ để chúng tôi tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý thêm về thời gian nộp hồ sơ khi tạm ngừng hoạt động kinh doanh: chậm nhất 03 ngày làm việc
