Vai trò quan trọng của Quy chế tài chính doanh nghiệp

Vai trò quan trọng của Quy chế tài chính doanh nghiệp

Tại sao cần có Quy chế tài chính nội bộ?

Theo các thông tư 78 và 96 về chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, cụm từ "quy chế tài chính", "quy chế chi tiêu nội bộ" xuất hiện nhiều lần. Các khoản phụ cấp như tiền ăn trưa, xăng xe, điện thoại… nếu không được quy định rõ ràng trong quy chế tài chính, cơ quan thuế có quyền loại trừ khỏi chi phí tính thuế. Điều này dẫn đến việc kế toán mất công làm mà doanh nghiệp vẫn bị đánh thuế cao hơn.

Những quy định liên quan đến quy chế tài chính trong Thông tư 78 và 96

• Tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp: Phải có mức chi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế lương, quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ.
• Tiền công tác phí, phụ cấp đi công tác, phụ cấp đi lại: Nếu không có hóa đơn, vẫn được tính theo mức khoán ghi trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ.
• Tiền mua vé máy bay trên 20 triệu đồng thanh toán bằng thẻ cá nhân: Được chấp nhận nếu được quy định trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ.
• Chi thưởng sáng kiến, cải tiến kỹ thuật: Phải được quy định trong quy chế của công ty.
• Mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động: Cũng phải được quy định trong quy chế nội bộ để được chấp nhận.

Nên xây dựng quy chế tài chính nội bộ như thế nào?

Kế toán nên hỗ trợ công ty xây dựng quy chế nội bộ riêng, không nên sao chép từ mạng internet rồi chỉ thay đổi tên công ty. Việc xây dựng quy chế này không mất nhiều thời gian nhưng mang lại lợi ích lâu dài.

Nguyên tắc lập quy chế nội bộ:

• Đầy đủ các khoản chi: Tất cả các khoản chi theo luật thuế yêu cầu phải có trong quy chế đều phải được đưa vào, kể cả các khoản thông thường như tiền ăn trưa, ăn ca.
• Mức chi chính xác: Mức chi phải khớp với các hồ sơ liên quan (phụ cấp khớp với bảng lương, công tác phí khớp với phiếu thanh toán).
• Xử lý trường hợp ngoại lệ: Nên có quy định về việc xử lý các trường hợp đặc biệt, cần áp dụng ngoại lệ, để trình Giám đốc phê duyệt.
• Cập nhật thường xuyên: Quy chế nội bộ cần được sửa đổi theo các quy định mới của luật thuế. Lưu giữ cả bộ quy chế cũ và mới để phục vụ giải trình.