Lưu ý đặt tên văn bản điện tử theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP
Việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh trực tuyến ngày càng phổ biến trên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, một lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị từ chối chính là đặt tên văn bản điện tử không đúng quy định.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách đặt tên văn bản điện tử để hồ sơ của bạn được chấp nhận ngay từ lần đầu.
Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung, thể thức của văn bản giấy. Văn bản điện tử định dạng “.pdf”. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ theo quy định. Cá nhân ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét (scan) văn bản giấy theo chế độ ảnh màu.
Khoản 9 Điều 3 168/2025/NĐ-CP ngày 30 tháng 6 năm 2025
Văn bản điện tử là gì?
Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, có thể:
-
Được tạo lập trực tiếp dưới định dạng “.pdf”.
-
Hoặc được số hóa từ văn bản giấy bằng cách quét (scan) ở chế độ ảnh màu, đảm bảo chính xác, toàn vẹn về nội dung và thể thức so với bản giấy gốc.
Cách ký trên văn bản điện tử
-
Ký số trực tiếp trên file điện tử.
-
Ký trên bản giấy rồi scan để nộp trên hệ thống.
Lưu ý đặt tên văn bản điện tử
👉 Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy.
Ví dụ cụ thể:
-
Hồ sơ giấy có “Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp” → file điện tử phải đặt tên: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.pdf
-
Hồ sơ có “Điều lệ công ty” → file điện tử đặt tên: Điều lệ công ty.pdf
Nếu đặt tên không trùng khớp, hệ thống có thể từ chối hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung (như hình đính kèm).
Lợi ích của việc đặt tên văn bản điện tử đúng quy định
-
Tránh bị từ chối hồ sơ khi nộp trực tuyến.
-
Tiết kiệm thời gian xử lý, hạn chế phải sửa đổi, bổ sung.
-
Giúp cơ quan đăng ký kinh doanh dễ kiểm tra và đối chiếu với bản giấy.
Lưu ý khi chuẩn bị văn bản điện tử để nộp hồ sơ
-
Đúng định dạng: Tất cả văn bản phải là file “.pdf”.
-
Rõ nét, đầy đủ: Scan màu, chất lượng hình ảnh tốt, không bị mất chữ hoặc nhòe.
-
Tên file chính xác: Trùng khớp với tên loại giấy tờ trong hồ sơ giấy.
-
Chữ ký số hợp lệ: Ký trực tiếp trên file hoặc ký trên bản giấy rồi scan.
Kết luận
Khi nộp hồ sơ qua https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến quy định về đặt tên văn bản điện tử.
👉 Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy.
Đây là yêu cầu bắt buộc, giúp hồ sơ được xử lý nhanh chóng, đúng quy định và hạn chế tối đa việc phải bổ sung, chỉnh sửa.
Để không bị lỗi trả về hãy để chúng tôi xử lý.
